Cómo comenzar el camino hacia la ausencia de papel en tu oficina

Desde que llegué a mis oficinas en Polanco me propuse a conseguir el tener una oficina sin papel, o al menos el generar lo mínimo.

Y para esto, los expertos recomiendan tomar el proceso paso a paso.

Si intentas realizar demasiados cambios a la vez, es probable que te sientas abrumado y te quedes sin papel y con las manos atadas.

Comencemos con que este será un proceso continuo que requerirá soluciones sin papel y un sistema de administración de documentos.

Pero todo este proceso no sucederá de un día para otro, lleva su tiempo y requiere ser meditado.

Para comenzar con este proceso, empezaremos planteando estas preguntas:

  1. a) ¿Qué papel puedes reciclar y por qué ya no lo necesitas?

Las revistas antiguas, los materiales de marketing obsoletos, las notas extensas de proyectos terminados, los archivos de clientes anteriores y las muestras de trabajo de hace 15 años probablemente pueden dejar tu oficina para siempre.

Una vez que se hayan ido, revisa el papel que queda para asegurarte de que aún lo necesitas.

Si no, envíalo a la papelera de reciclaje o trituradora.

Mueve el papel temporal, como las notas que tomaste mientras hablabas por el teléfono, hacia la puerta lo más rápido posible, también.

  1. b) ¿Qué papel puedes cambiar y convertirlo a un papel “digital” con el clic de un botón a través de Internet?

Puedes eliminar cheques, servicios públicos y facturas de crédito, estados de cuenta bancarios y de inversiones usando tu computadora para obtener estados de cuenta y pagar cuentas electrónicamente.

Mueve tantas de estas funciones como puedas a a un formato digital o el uso de los recursos electrónicos.

Sin embargo, continua monitoreando tus cuentas y accesos tan a menudo como lo harías cuando tenías la versión en papel impreso para evitar sorpresas.

  1. c) ¿Qué papel puedes manejar electrónicamente?

Prepara y archiva facturas en tu computadora y envíalas por correo electrónico o fax electrónico.

Utiliza las finanzas personales o el software de contabilidad para manejar las finanzas de tu empresa de manera electrónica.

Realiza los arreglos de reuniones y confirmaciones en línea.

Y piensa si realmente si necesitas materiales en papel antes de imprimirlos o bien pueden ser sustituidos por formatos electrónicos.

  1. d) ¿Cómo se puede convertir el papel entrante a digital?

Escanea y almacena tarjetas de visita, información de clientes, diagramas y propuestas como archivos electrónicos y llévalo a un formato en PDF.

Si tu cliente está de acuerdo, firma contratos en papel, escanéalos y devuélvelos por fax electrónico.

Tendrás que decidir qué hacer con los registros en papel que ya existen. ¿Qué tan lejos quieres ir al escanear estos documentos?

  1. e) ¿Cómo manejarás la gestión de datos?

Puedes eliminar el papel, pero no puedes eliminar la información.

Aún cuando nuestra meta es llegar a evitar el uso del papel, durante este camino será necesario definir qué tendrás que almacenar en papel y buscar archivos que te ayuden a custodiarlos.

Por otro lado, deberás comenzar a establecer la forma de enviar información en un formato digital, mantener cierta información confidencial y asegurarte de tener más de una copia de los archivos digitales importantes.

Para lograr este último paso, necesitarás un sistema de archivo electrónico seguro tanto en tu computadora como en la nube, un procedimiento de archivo fácil, un proceso de respaldo que se realice de forma regular así como el software y hardware para que todo esto suceda.

FUENTES: YouTube || Expansión